イベント参加申し込みと同時決済を可能にするフォーム活用術

イベント参加申し込みと同時決済を可能にするフォーム活用術

セミナーや交流会、ワークショップなどを開催する際、「参加申し込みは集まったものの、参加費がなかなか振り込まれない」「申込者と入金者の照合に時間がかかる」と悩んでいないでしょうか。

このような課題は、イベントの申し込みフォームと参加費の支払いを別々にしていることが原因かもしれません。

結論からお伝えすると、申し込みと参加費の事前決済を一つの決済機能付きフォームにまとめることで、請求案内、入金確認、支払い催促といった事務作業を減らせます。参加者も申し込みの流れでそのまま支払えるため、手続きがわかりやすくなるでしょう。

本記事では、イベントの申し込みフォームに決済機能を付けるメリットや、実際のフォーム作成手順、導入前の注意点を解説します。

【1分でわかる】イベント申し込みと決済を一体化するポイント

イベント参加費を効率よく回収するには、受付と支払いを一つのフォームで完結させる方法が有効です。

従来の申し込み方法と、決済機能付きフォームの違いを整理すると、次のようになります。

Paysys（ペイシス）のフォームタイプ「PayForm」では、参加者が必要事項を入力し、支払い方法を選択して、そのまま支払いまで進めます。
作成したフォームはURLやQRコードで案内でき、イベントやセミナーの受付にも利用可能です。(ペイシスサービスサイト)

イベントの申し込みフォームと決済を分けると何が起きる？

申し込みと支払いを分けると、参加者と運営担当者の双方に余分な手続きが発生します。

たとえば、無料のフォームサービスで申し込みを受け付けた後、運営担当者が銀行口座や支払い方法をメールで案内する運用を考えてみましょう。

この場合、参加者は次のような手順を踏まなければなりません。

手順が増えるほど、「後で支払おうと思って忘れてしまった」「案内メールが見つからない」といった事態が起こりやすくなります。

運営側にも、請求メールの送付や未入金者への連絡、入金確認などの作業が必要です。

消込（＝申込者の情報と実際の入金を照合し、支払い済みとして処理する作業）も手作業になりやすく、参加人数が増えるほど負担が大きくなるでしょう。

参加費を事前決済できるフォームのメリット

参加費の事前決済フォームを導入する主なメリットは、未入金の抑制、事務作業の効率化、参加者の利便性向上です。

1．申し込み後の未入金を減らしやすい

申し込みと同じ流れで支払いまで完了させることで、支払い忘れを抑えられます。

一般的なフォームでは、「申し込み済み・参加費は未払い」という状態が発生します。
一方、決済機能付きフォームなら、参加者は氏名や連絡先を入力した後、そのままクレジットカード決済などへ進めます。

参加意欲が高いタイミングで支払いを案内できるため、申し込み後の離脱防止にもつながるでしょう。

2．請求と入金確認の作業をまとめられる

受付情報と決済情報を一つの管理画面で確認できれば、複数の表やサービスを行き来する必要がありません。

Paysysの管理画面では、申し込み状況と決済状況を確認できるほか、必要な情報の検索やCSV形式でのダウンロードにも対応しています。

CSV（＝表計算ソフトなどで開けるデータファイルの形式）

また、管理画面から金額修正、返金、追加請求などの処理ができるため、参加内容の変更が発生した際にも対応しやすくなります。

3．参加者が利用しやすい支払い方法を用意できる

複数の決済手段を用意すると、参加者は自分に合った方法で支払えます。

PayFormでは、契約内容や審査結果に応じて、クレジットカード決済、バーチャル口座決済、PayPayオンライン決済、コンビニ決済、Pay-easy決済などを利用できます。

バーチャル口座決済（＝申し込みごとに専用の振込先口座を発行し、入金情報を自動で照合する決済方法）

ただし、利用できる決済手段や費用は契約内容によって異なります。参加者の年齢層やイベントの参加費を踏まえて選びましょう。

4．申し込み完了メールを自動化できる

自動配信メールを活用すれば、申し込み後の案内漏れを防ぎやすくなります。

決済完了後に、日時、会場、持ち物、当日の連絡先などを自動送信する設計にしておくと、担当者が一件ずつ案内する必要がありません。

オンラインイベントであれば、視聴方法や開催前の注意事項を案内する運用にも活用できます。

ただし、配信する情報の範囲や設定方法は事前に確認しておくことが大切です。

イベント用の決済機能付きフォームを作る5つの手順

フォームは「参加者情報」「申込内容」「金額」「支払い方法」「完了後の案内」の順に設計すると、わかりやすくなります。

手順1．参加者から取得する情報を決める

必要な情報だけに絞ることが、入力しやすいフォームを作るポイントです。

イベントでは、次のような項目が考えられます。

入力項目が多すぎると、参加者が途中で入力をやめる原因になります。運営に必要な情報と、後からでも確認できる情報を分けて設計しましょう。

手順2．参加プランと金額を設定する

一般参加、会員参加、早期申込などの区分がある場合は、選択肢と料金を明確に表示します。

懇親会や教材などの追加メニューがあるイベントでは、参加者が選択内容と合計金額を確認できる構成が適しています。

金額の入力間違いを防ぐためにも、自由入力より、あらかじめ設定した選択肢から選んでもらう方法が扱いやすいでしょう。

手順3．支払い方法を設定する

参加者層に合った決済手段を選ぶことが重要です。

クレジットカード決済を基本としつつ、必要に応じてコンビニ決済や銀行振込に対応すると、クレジットカードを利用しない参加者も申し込みやすくなります。

なお、支払い方法ごとに入金確定のタイミングが異なる場合があります。参加直前まで受付を行うイベントでは、受付期限との相性も確認してください。

手順4．キャンセルと返金の条件を明示する

申し込み前にキャンセル期限と返金条件を表示しておくことで、開催後の認識違いを防げます。

フォームには、少なくとも次の内容を記載しておきましょう。

Paysysでは管理画面から返金処理が可能ですが、対応できる決済手段や処理期限は事前確認が必要です。

手順5．URLやQRコードを公開する

フォーム完成後は、参加者が接触する媒体に合わせて案内します。

具体的な掲載先は、次のとおりです。

には、パソコンとスマートフォンの両方からテスト申し込みを行い、入力、決済、完了メールまで確認しておくと安心です。

決済機能付きフォームが向いているイベント例

参加費があらかじめ決まっており、不特定多数から申し込みを受け付けるイベントに適しています。

一方、参加者ごとに見積金額が異なるイベントや、協賛費などを個別に請求する場合は、フォーム決済よりリンク決済が適していることもあります。

導入前に確認したい注意点

決済機能だけでなく、定員管理、返金、料金、導入期間、セキュリティまで確認しておく必要があります。

特に注意したいのは、次の5点です。

PaysysはPCI DSS（＝クレジットカード情報や決済情報を安全に取り扱うための国際的なセキュリティ基準）

また、EMV 3-Dセキュアにも対応しています。

EMV 3-Dセキュア（＝クレジットカード決済時に、カード会社が利用者の本人確認を行う仕組み）

Paysysならイベント受付と参加費決済を一元管理

PaysysのPayFormなら、システム開発を行わずに、イベントの申し込み受付と参加費の決済を一つのフォームにまとめられます。

フォームは管理画面から作成でき、作成数に上限は設けられていません。受付後は決済状況を管理画面で確認できるほか、返金、金額修正、データのダウンロードなどにも対応しています。(ペイシスサービスサイト)

さらに、フォームの色やロゴを調整する機能、自動配信メール、複数の担当者で管理画面を利用する機能も用意されています。

イベントごとにフォームを作り分ければ、複数のセミナーや講座を運営している事業者でも情報を整理しやすくなるでしょう。

まとめ：申し込みから参加費の支払いまでを一つのフォームにまとめよう

イベントの申し込みフォームと決済を一体化すると、参加者はその場で手続きを完了できます。

運営側も、請求メールの作成、未入金者への連絡、入金の消込といった作業を減らしやすくなります。

導入時には、次の点を押さえておきましょう。

Paysys（ペイシス）のPayFormなら、システム開発不要で、イベントの申し込み受付と参加費の事前決済を一元化できます。

現在の受付方法をどこまで効率化できるか、まずは無料の資料請求や導入相談でお気軽にお問い合わせください。